Alat-alat Kantor untuk Pengarsipan Agar Dokumen Tidak Rusak

 

Alat kantor untuk pengarsipan merupakan ATK yang digunakan dengan tujuan untuk menjaga agar dokumen tidak mudah rusak walaupun disimpan dalam jangka waktu yang lama. Fungsi lain dari alat-alat kantor untuk bidang pengarsipan adalah untuk mempermudah mencari data ataupun menyimpan dokumen, pelindung dari arsip dari kerusakan sehingga tahan lama. Terdapat 3 cara penempatan atau penyimpanan dokumen/arsip yaitu pengarsipan horizontal yang disusun secara mendatar dan dokumen saling tumpuk, pengarsipan vertikal dilakukan secara tegak lurus berderet ke belakang dan pengarsipan lateral untuk penyimpanan yang disusun dengan cara berderet menyamping.

Terdapat beberapa ATK yang digunakan untuk pengarsipan. Pertama adalah filling kabinet. Jenis lemari ini memiliki beberapa laci, yang umumnya dapat mencapai 6 laci. Masing-masing laci dari filling cabinet dapat menampung hingga 5000 lembar arsip yang disusun dengan cara vertical dan berderet ke belakang. Jenis penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan. Agar mudah dicari maka sebaiknya dokumen dimasukkan ke folder dan di dalam filling cabinet tidak terlalu padat.

Kedua adalah rotary filling system. Tempat penyimpanan yang berputar ini membuat Anda lebih mudah untuk menemukan dokumen yang dicari. Karena mudah diputar, maka Anda juga akan bisa untuk menghemat waktu. Alat penyimpanan arsip yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip secara lateral ini menggunakan bahan besi atau logam sehingga tahan lama atau awet digunakan.

Ketiga adalah lemari arsip untuk menyimpan arsip yang umumnya terbuat dari kayu namun ada juga yang terbuat dari besi. Salah satu alat-alat kantor yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini ada yang dilengkapi dengan pintu dorong, engsel baik yang terbuat dari logam atau kaca. penyusunan dokumen di lemari arsip menggunakan cara berdiri menyamping atau lateral dengan dokumen atau arsip yang dimasukkan terlebih dahulu ke ordner atau map sehingga menjaga agar dokumen tidak rusak dan mudah untuk ditemukan.

  

Keempat adalah rak arsip yang merupakan lemari tanpa pintu untuk menyimpan arsip dengan cara penyusunan lateral atau menyamping. Arsip dimasukkan terlebih dahulu ke ordner atau ke kotak arsip kemudian kotak diberi label atau penanda mengenai arsip apa saja yang tersimpan di dalam kotak penyimpanan arsip tersebut dengan tujuan untuk memudahkan dalam pencarian arsip.

Kelima adalah map arsip dari karton/plastik tebal/plastik. Arsip/dokumen yang dapat disimpan di map arsip dapat mencapai 50 lembar. Terdapat beberapa jenis map arsip yaitu:

• Stopmap folio yang memiliki daun penutup di setiap sisinya agar surat atau dokumen tidak jatuh dan digunakan untuk dokumen inaktif. Map akan diikat lebih dulu baru disimpan di tempat penyimpanan seperti lemari arsip.
• Map snelhecter yang mempunyai penjepit pada tengah map dan tidak punya daun penutup. Dapat digunakan untuk menyimpan arsip yang aktif atau inaktif namun dokumen harus di lubangi dahulu sebelum disimpan di map jenis ini.
• Folder adalah map tanpa daun penutup yang berupa kertas tebal/plastik dan berfungsi untuk menyimpan dokumen di kotak arsip secara vertical.
• Hanging folder punya besi penggantung yang dapat dipasang di filling cabinet.

Ketujuh adalah ordner. Dari alat-alat kantor untuk pengarsipan, ordner paling sering dijumpai di meja pekerja. Map yang memiliki ukuran punggung atau tebal mencapai 5 cm ini memiliki besi penjepit di bagian dalamnya. Dokumen yang disimpan di ordner harus di lubangi terlebih dahulu dengan menggunakan pelubang kertas atau perforator dan ATK ini dapat menyimpan hingga 500 lembar arsip atau dokumen.